Rethink Recruiting & Onboarding (4/4):
Warum es sich lohnt, in die unmittelbare Integration zu investieren
In den ersten drei Teilen dieser Blog-Serie hast du erfahren, mit welchen Maßnahmen es gelingen kann, sich „gute Leute“ zu angeln. Nun, beim „An-Bord-Holen“ gilt es, deinen Perfect Match auch bestmöglich ankommen zu lassen – damit er/sie bleibt. Auch nach der Probezeit. Schließlich machen immer mehr Arbeitgebende die Erfahrung, dass neue Kolleg:innen fast ebenso schnell wieder weg sind, wie sie gekommen sind. Etwa jeder fünfte Neuzugang ist innerhalb der ersten hundert Tage schon wieder Geschichte.
Um solche Fails und zeitliche wie finanzielle Aufwände für ein erneutes Recruiting zu minimieren, ist ein gelungenes Onboarding keine Kür, sondern Pflicht.
Tipp Nr. 1: Fang frühzeitig an
Worauf kein Neuzugang Lust hat: An Tag eins erst mal vor einem Berg administrativer Pflichten stehen und nach Antworten suchen. Deswegen lautet das Zauberwort „Pre-Boarding“. Stattdessen sollten administrative beziehungsweise organisatorische Dinge weitestgehend im Voraus ge- und erklärt werden, damit sich der Onboardee auf seinen fachlichen Einstieg konzentrieren kann. Hier ein paar Punkte, die bereits direkt nach dem geglückten Recruiting und damit vor dem ersten Arbeitstag erledigt sein sollten:
- Die Kolleg:innen informieren – auch über eventuell neue Verantwortlichkeiten
- Einen Buddy, eine:n Pat:in oder Mentor:in auswählen
- Informationen über Formalitäten und/oder Organisatorisches zusenden
- Sämtliche Schlüssel und/oder Mitarbeitenden-Ausweis organisieren
- Arbeitsplatz vollständig ausstatten (mit PC/Technik, Zugangsdaten, Lizenzen, Mobiliar, etc.)
- Abteilungsübergreifend Termine für Onboarding-Gespräche vereinbaren
- Eventuell nötige Schulungen organisieren
- Ein kleines Willkommensgeschenk besorgen.
Wie das konkret aussehen kann, erzählen wir dir kurz am Beispiel von Ingo Informatiker, unserem fiktiven Muster-Arbeitnehmer, den du schon aus den anderen Teilen der Blog-Serie „Rethink Recruiting & Onboarding“ kennst. Für Ingo wird direkt nach der Vertragsunterzeichnung nicht nur ein Mitarbeiter-Ausweis geordert, mit dem er sich auf dem Betriebsgelände frei bewegen kann, sondern auch ein eigener Schlüssel für den Server-Raum, da er den System-Administrator unterstützen soll.
Außerdem wurde direkt ein Kurs für eine Webprogrammier- und eine Datenbank-Sprache gebucht, damit Ingo entsprechende Kenntnisse erweitern kann, da er Datenbanken entwerfen und anlegen soll. Zur Begrüßung bekommt Ingo ein T-Shirt mit der Aufschrift „You will never code alone“. Damit bekommt der Onboardee nicht nur ein kleines Geschenk, sondern auch gleich eine schöne Message mit auf den Weg.
Tipp Nr. 2: Sei empathisch
Um die Bedürfnisse des neuen Talents zu verstehen, solltest du dich in ihn beziehungsweise sie hineinversetzen. Auf der sozialen Ebene könnte das beispielsweise sein: Erwartet den Onboardee eine noch fremde Stadt oder Kultur? Wenn ja, wie lassen sich Brücken schlagen? Was könnte bei der Eingewöhnung helfen? Wie kann er oder sie sich schneller integrieren? Womit können wir helfen, dass er beziehungsweise sie sich wohl fühlt?
Auch auf der fachlichen Ebene ist es wichtig, Verständnis für die Bedürfnisse und Herausforderungen zu entwickeln. Ist die Job Description klar? In welchen Bereichen erwarten ihn oder sie neue Aufgaben? Wo kann welche:r Kolleg:in fachlich zur Seite stehen? Wie können erfahrene Kolleg:innen mit einem Know-how-Transfer unterstützen?
In Ingos Fall könnte das so aussehen: Da er aus einer anderen Stadt kommt, wird ein Feierabend-Umtrunk organisiert, bei dem seine neuen Kolleg:innen ihre Lieblingskneipe zeigen. Obendrein bietet eine Spezialistin ihm an, das in der Firma gebräuchliche Prototyping-Tool detailliert zu erklären, da Ingo bisher mit einem anderen System gearbeitet hatte. Allein mit diesen Maßnahmen wird dem Perfect Match das Ankommen erheblich erleichtert.
Tipp Nr. 3: Sorge für eine solide Ausstattung
In der Theorie klingt es selbstverständlich, in der Praxis sieht es aber allzu oft noch ganz anders aus: ein sauberer und einsatzbereiter Arbeitsplatz. Wäre doch schade, einen guten ersten Eindruck an einer so geringen Hürde scheitern zu lassen! Auch das Equipment sollte Professionalität vermitteln. Ein Laptop mit Spuren des Vorgängers tut das sicher nicht. Ein quietschender Bürostuhl auch nicht. Ein klassischer Fail, der immer noch zu häufig vorkommt: fehlende Zugangsberechtigungen oder Lizenzen, die den Neuzugang daran hindern, direkt produktiv zu werden. Einfache Checklisten können auch hier helfen, solche Fehler zu vermeiden.
Und was könnte das für Ingo bedeuten? Damit Kommunikation und Dateien nicht auf irgendwelche Mails verstreut sind, erhält er Zugriff zu Projektmanagement- und Chat-Tools sowie Cloud-Server. Außerdem bekommt der Musterkollege einen höhenverstellbaren Schreibtisch, damit er nach Belieben zwischen Stehen und Sitzen wechseln kann.
Tipp Nr. 4: Weise einen Buddy zu
Neu in einer Firma zu sein, ist oft mit einer gewissen Unsicherheit verbunden. Erst recht, wenn der Onboardee nicht weiß, an wen er sich direkt wenden kann. Um sich schneller wohl zu fühlen, ist es daher sinnvoll, eine:n Buddy, Mentor:in oder Pat:in zur Seite zu stellen. Diese:r kann gerade in den ersten Wochen bei allgemeinen und übergreifenden Themen weiterhelfen und ist damit wertvoll für die Integration.
An einem praktischen Beispiel wie Ingo Informatiker könnte das beispielsweise bedeuten, dass die HR sich direkt nach dem Recruiting einige Gedanken dazu gemacht hat. Im Vorstellungsgespräch hatte Ingo unter anderem seine Leidenschaft Fußball erwähnt. Deshalb hat man ihm als Buddy den Kollegen Marc zugeteilt, dessen Hobby ebenfalls Fußball ist. Beim Kicken in der Mittagspause erfährt Ingo auch gleich, wo man den besten Döner in der Gegend kriegt. Die beiden Fußballer können so ganz entspannt auf Tuchfühlung gehen und Ingo erfährt direkt ein paar Basics rund um die neue Firma. Onboarding accomplished!
Tipp Nr. 5: Pflege eine offene Feedback-Kultur
Für ein nachhaltiges Onboarding ist es unerlässlich, in regelmäßigen Abständen miteinander zu sprechen. Nur mit einer guten Kommunikation ist eine gute Kooperation möglich. Eine konstruktive Feedback-Kultur zwischen Onboardee und Vorgesetzten und/oder der HR erlaubt es, Missverständnisse aus dem Weg zu räumen, Konflikte schneller zu lösen, Erwartungen zu kommunizieren, Klarheit zu schaffen, zu lernen und zusammenzuwachsen. On top wird so die Mitarbeiterbindung gefestigt.
Fazit: Man lernt nie aus – auch nicht beim Onboarding
Damit der mittlerweile erhebliche Einsatz der Personaler:innen fürs Recruiting auch langfristig ein gutes Investment ist, gibt’s einiges zu tun. Fachliches Ziel ist, das Know-how neuer Mitarbeitender möglichst schnell in das Unternehmen einfließen zu lassen und eigenverantwortliches Arbeiten zu ermöglichen. Auch der soziale Aspekt ist wichtig, denn die ersten Arbeitstage gehören zu den Erlebnissen, die im Langzeitgedächtnis bleiben. Emotional sind sie durchaus vergleichbar mit anderen ersten Begegnungen und Kennenlernphasen, die eine Person prägen.
Personalmanager:innen wissen: Verloren gegangene Motivation wiederherzustellen, gehört zu den kostspieligsten und arbeitsintensivsten Prozessen der Personalführung.
Würde Ingo Informatiker seine ersten Mittagspausen allein verbringen oder ohne weitere persönliche Ansprache oder Einweisung direkt ins kalte Wasser geworfen werden, entstünde ein großes Gefälle zwischen Erwartung und Realität. Die Konsequenz wäre mangelnde Motivation und Frustration. Ein klares Worst-Practice in Sachen Onboarding.
Also denk‘ daran: Nach der Unterschrift ist vor der Unterschrift. Sorg‘ mit einem professionellen Onboarding für einen bestmöglichen ersten Eindruck bei deinem Perfect Match, damit es der Anfang einer wunderbaren Beziehung werden kann.
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Sandra Nachtigall
Sales Managerin
